BEEing può essere agevolmente utilizzato per la condivisione dei documenti, in alternativa o in aggiunta alla piu’ classica archiviazione e conservazione documentale.
Le caratteristiche della piattaforma e le funzionalità sociali implementate nativamente rendono l’archiviazione destrutturata un gioco da ragazzi.
Gli utenti non devono conoscere anticipatamente la tassonomia documentale per poterli archiviare. La struttura delle cartelle, i tag e le keywords dei vari documenti possono essere definite successivamente e con “pratiche sociali” abbinate alle attività dei singoli individui.
Tagging condiviso
Il tagging condiviso dei documenti, per esempio, aiuta gli operatori di diversi dipartimenti a condividere un linguaggio aziendale comune, ma anche ad organizzare la gerarchia documentale secondo un punto di vista personale ben piu’ utile e mnemonico di quanto non possa essere una struttura definita a priori e secondo punti di vista generalistici.
In questo modo, per esempio, lo staff commerciale potrà taggare i contratti con i clienti secondo le proprie keywords e condividere questa modalità di classificazione con il resto dell’azienda. Gli utenti amministrativi a loro volta avranno modo di etichettare gli stessi contratti con altre parole chiave, pur condividendo la catalogazione degli utenti commerciali. Entrambi i dipartimenti potranno ricercare i documenti in oggetto sfruttando le due diverse modalità di etichettatura e catalogazione e, aiutati dal tag cloud, avranno modo di condividere punti di vista differenti sugli stessi documenti.
Diventa “FAN” di un documento
I documenti hanno diverse opzioni e caratteristiche che facilitano la condivisione e la collaborazione sul documento stesso, nonchè la rintracciabilità.
Le caratteristiche di un documento sono:
- Gestione multilingua (ogni documento può essere redatto in diverse lingue. ogni lingua ha la sua gestione delle versioni)
- Tre livelli di accesso con relative regole (Visualizzazione, Modifica, Condivisione)
- Allegati (Ad ogni documento possiamo allegare qualunque file)
- Deduplica degli allegati (Gli stessi file possono essere allegati a diversi documenti senza che il sistema ne duplichi il contenuto)
- Gestione della versione degli allegati
- Blocco degli allegati per le modifiche
- Gestione della versione del documento
- Tre livelli di tagging (Tag di sistema, Tag personali, Tag Sociali)
- Sistema privato di annotazione del documento (Note personali che restano riservate)
- Documenti correlati e sottodocumenti
- Aggiunta del documento ai Preferiti
- Widget di condivisione
- Collaboratori (L’autore del documento può definire dei collaboratori)
- Iscritti al documento (gli utenti possono iscriversi al documento e ricevere le notifiche sulle variazioni)
- Commenti (Ogni documento presenta una timeline di commenti)
Diventa “FAN” di un documento
I documenti hanno diverse opzioni e caratteristiche, tra cui anche la possibilità da parte degli utenti di essere “iscritti” (proprio come se il documento fosse un gruppo).
L’iscrizione al documento è un’opzione molto importante perchè consente la ricezione di una notifica ogni volta che il documento subisce una variazione o un viene inserito un nuovo commento.
Inoltre l’iscrizione ad un documento consente di rintracciarlo mediante il widget apposito che mostra agli utenti i documenti a cui ci si è iscritti, quelli di cui si è autore e quelli a cui si stà collaborando.